Shopify mit Billbee verbinden: Aufträge, Lager und Versand automatisieren
Shopify mit Billbee verbinden: Bestellungen, Lager, Rechnungen und Versand automatisch abwickeln, auch mit Etsy und Amazon. Anleitung und Stolperfallen.
Kurz gesagt: Billbee ist eine Software für die Auftragsabwicklung, die Bestellungen aus Shopify und weiteren Kanälen wie Etsy, Amazon oder eBay an einem Ort sammelt. Über die Shopify-Anbindung holt Billbee neue Bestellungen automatisch ab, gleicht Lagerbestände ab, erstellt Rechnungen und Versandetiketten und meldet den Versand mit Sendungsnummer an Shopify zurück. Für Händler, die mehr als ein paar Bestellungen am Tag haben oder auf mehreren Kanälen verkaufen, spart das jeden Tag Zeit.
Was ist Billbee und wofür brauchst du es?
Billbee ist eine webbasierte Lösung aus Deutschland für Händler, die ihre Bestellungen nicht mehr von Hand abarbeiten wollen. Statt in Shopify, im Mailpostfach und beim Versanddienstleister hin und her zu springen, laufen alle Aufträge in Billbee zusammen. Dort entstehen Rechnung, Lieferschein und Versandetikett, oft mit wenigen Klicks oder ganz automatisch.
Wir setzen Billbee bei Kunden ein und sehen immer wieder dasselbe Bild: Sobald Bestellungen aus mehr als einem Kanal kommen, wird die Abwicklung ohne zentrales Tool unübersichtlich. Genau hier hilft Billbee.
Was macht Billbee mit Shopify konkret?
- Bestellungen abholen: Neue Shopify-Bestellungen landen automatisch in Billbee.
- Lager abgleichen: Bestände werden zwischen den Kanälen abgeglichen, damit du nichts verkaufst, was nicht mehr da ist.
- Rechnungen erstellen: Billbee erzeugt Rechnungen nach deinen Vorlagen und kann sie automatisch an Kunden schicken.
- Versand: Über Anbindungen an Versanddienstleister wie DHL erstellst du Etiketten direkt aus der Bestellung.
- Rückmeldung an Shopify: Die Bestellung wird als versendet markiert, der Kunde bekommt die Sendungsnummer.
- Automationen: Regeln erledigen wiederkehrende Aufgaben, zum Beispiel den passenden Versandweg nach Gewicht oder Land.
Welche Versanddienstleister, Kanäle und Buchhaltungsprogramme genau angebunden werden können, ändert sich mit der Zeit. Den aktuellen Stand findest du direkt bei Billbee.
Für wen lohnt sich Billbee mit Shopify?
- Du verkaufst neben Shopify auch auf Etsy, Amazon, eBay oder anderen Marktplätzen.
- Du verschickst täglich mehrere Pakete und tippst Adressen noch von Hand ab.
- Du willst Rechnungen nicht mehr einzeln erstellen.
- Dein Lager wird über mehrere Kanäle gleichzeitig verkauft.
- Du möchtest Bestellungen und Rechnungsdaten sauber an die Buchhaltung übergeben.
Für einen kleinen Shop mit wenigen Bestellungen in der Woche reichen oft die Bordmittel von Shopify. Sobald die Abwicklung aber regelmäßig Zeit frisst, rechnet sich eine Lösung wie Billbee meist schnell. Die Abrechnung bei Billbee richtet sich nach dem Bestellvolumen, die aktuellen Preise findest du auf der Website von Billbee.
Wie sieht der Alltag mit Shopify und Billbee aus?
Ohne zentrales Tool läuft eine Bestellung oft so ab: Shopify meldet die Bestellung, du schreibst die Rechnung, kopierst die Adresse ins Versandportal, druckst das Etikett, trägst die Sendungsnummer zurück in Shopify ein und korrigierst den Bestand auf Etsy. Bei zehn Bestellungen am Tag ist das schnell eine Stunde Arbeit, und jeder Handgriff ist eine mögliche Fehlerquelle.
Mit Billbee sieht derselbe Ablauf so aus: Die Bestellung erscheint automatisch in Billbee, die Rechnung wird nach deiner Regel erstellt und verschickt, das Etikett druckst du per Klick oder im Stapel für alle offenen Bestellungen, und Shopify bekommt die Sendungsnummer automatisch zurück. Der Bestand wird auf allen Kanälen angepasst. Du packst nur noch die Pakete.
Gerade in Spitzenzeiten wie der Black Week oder vor Weihnachten zeigt sich der Unterschied. Wer dann noch von Hand arbeitet, kommt mit dem Versand kaum hinterher.
So verbindest du Shopify mit Billbee Schritt für Schritt
- Abläufe aufschreiben: Welche Kanäle, Versandarten, Rechnungsformate und Sonderfälle gibt es heute?
- Billbee-Konto anlegen: Firmendaten, Steuersätze, Nummernkreise und Rechnungsvorlage einrichten.
- Shopify verbinden: Den Shop in Billbee als Kanal hinzufügen und den Zugriff in Shopify freigeben.
- Produkte abgleichen: Artikelnummern (SKU) in Shopify und Billbee müssen eindeutig sein, sonst stimmen Lager und Zuordnung nicht.
- Versand einrichten: Versanddienstleister verbinden, Versandprofile nach Gewicht, Größe oder Land anlegen.
- Automationen bauen: Regeln für Rechnungsversand, Statusänderungen und Versandwahl festlegen.
- Testen: Testbestellungen durchspielen, Rechnung, Etikett und Rückmeldung an Shopify prüfen.
- Weitere Kanäle anbinden: Erst wenn Shopify sauber läuft, Marktplätze dazunehmen.
Die häufigsten Stolperfallen
- Doppelte oder fehlende SKUs: Das ist der häufigste Grund für falsche Lagerbestände.
- Rechnungen doppelt erzeugt: Wenn Shopify-Apps und Billbee beide Rechnungen schreiben, entstehen doppelte Nummern. Lege fest, welches System die Rechnung erstellt.
- Steuern bei Auslandsversand: Steuersätze für andere Länder müssen in Shopify und Billbee zusammenpassen.
- Zu viel auf einmal: Alle Kanäle gleichzeitig anzubinden macht die Fehlersuche schwer.
Billbee und Buchhaltung
Viele Händler nutzen Billbee als Brücke zwischen Shop und Buchhaltung. Rechnungsdaten lassen sich je nach Anbindung an Buchhaltungsprogramme übergeben, zum Beispiel an Lexware Office. Wie das zusammenspielt, erklären wir im Ratgeber Shopify mit Lexware Office verbinden.
Fakten auf einen Blick
- Billbee sammelt Bestellungen aus Shopify und Marktplätzen an einem Ort
- Funktionen: Bestellimport, Lagerabgleich, Rechnungen, Versandetiketten, Automationen
- Voraussetzung: eindeutige Artikelnummern in allen Kanälen
- Abrechnung nach Bestellvolumen, aktuelle Preise bei Billbee
- Lohnt sich besonders bei mehreren Kanälen und täglichem Versand
Häufige Fragen
Brauche ich Billbee, wenn ich nur über Shopify verkaufe?
Nicht zwingend. Wenn du nur einen Kanal hast und wenige Bestellungen, reicht Shopify oft aus. Billbee lohnt sich, sobald Rechnungen, Versand und Lager viel Handarbeit verursachen oder weitere Kanäle dazukommen.
Kann Billbee meine Etsy- und Shopify-Bestände abgleichen?
Ja, das ist einer der Hauptgründe für Billbee. Voraussetzung ist, dass die Artikel in beiden Kanälen dieselbe Artikelnummer haben.
Richtet ihr Billbee für uns ein?
Ja. Wir verbinden Shopify mit Billbee, richten Versand, Rechnungen und Automationen ein und testen alles mit dir, bevor es live geht.
Wie geht es weiter?
Wie wir Shopify mit Billbee, Versand und Buchhaltung verbinden, zeigt die Seite Shopify mit Warenwirtschaft. Du hast noch keinen Shopify-Shop? Alles zur Erstellung findest du unter Onlineshop erstellen lassen, zum Wechsel von einem anderen System unter Umzug zu Shopify. Umgesetzte Projekte zeigen wir in unseren Referenzen.