Shopify mit Lexware Office verbinden: Rechnungen und Buchhaltung automatisch
Shopify mit Lexware Office verbinden: drei Wege für automatische Rechnungen und Buchhaltung, typische Fehler und wie du Auszahlungen richtig zuordnest.
Kurz gesagt: Shopify und Lexware Office lassen sich so verbinden, dass Rechnungen, Zahlungen und Umsätze automatisch in der Buchhaltung landen. Dafür gibt es drei übliche Wege: eine direkte Schnittstelle über eine App, eine Auftragsabwicklung wie Billbee als Brücke oder einen regelmäßigen Export. Welcher Weg passt, hängt von deinem Bestellvolumen, deinen Zahlungsarten und davon ab, wer die Rechnungen erstellt. Lass die steuerliche Seite immer mit deiner Steuerberatung abstimmen.
Warum Shopify und Lexware Office verbinden?
Lexware Office, früher lexoffice, ist eine verbreitete Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen. Viele Shopify-Händler nutzen es bereits für Angebote, Rechnungen und die Vorbereitung der Buchhaltung. Ohne Verbindung zum Shop werden Rechnungen aber doppelt erfasst oder einzeln hochgeladen, und der Abgleich der Zahlungen wird zur Fleißarbeit.
Gerade bei Shopify Payments und PayPal kommt das Geld nicht pro Bestellung, sondern als Sammelauszahlung auf dein Konto, abzüglich Gebühren. Wer diese Auszahlungen von Hand den einzelnen Rechnungen zuordnet, verliert schnell den Überblick. Eine saubere Verbindung zwischen Shop und Buchhaltung löst genau dieses Problem.
Welche Wege gibt es, Shopify mit Lexware Office zu verbinden?
- Direkte Schnittstelle: Über eine App aus dem Shopify App Store oder ein Verbindungstool werden Bestellungen und Rechnungen an Lexware Office übertragen. Das passt für Shops, die nur über Shopify verkaufen.
- Auftragsabwicklung als Brücke: Tools wie Billbee sammeln Bestellungen aus allen Kanälen, erstellen die Rechnungen und übergeben sie an die Buchhaltung. Das passt, wenn du zusätzlich auf Etsy, Amazon oder eBay verkaufst.
- Export: Rechnungen und Zahlungen werden regelmäßig exportiert und importiert. Das funktioniert bei wenigen Bestellungen, kostet aber Zeit.
Welche Apps und Schnittstellen aktuell verfügbar sind und was sie genau übertragen, ändert sich regelmäßig. Wir prüfen das vor jedem Projekt neu, statt auf eine Lösung festgelegt zu sein.
Welcher Weg passt zu welchem Shop?
Kleiner Shop, nur Shopify: Bei überschaubarem Bestellvolumen und nur einem Verkaufskanal reicht meist eine direkte Schnittstelle. Bestellungen und Rechnungen wandern automatisch in Lexware Office, und die Zahlungen ordnest du dort den Rechnungen zu.
Shop mit mehreren Kanälen: Verkaufst du zusätzlich auf Etsy, Amazon oder eBay, wird es mit Einzelschnittstellen schnell unübersichtlich. Dann lohnt sich eine Auftragsabwicklung wie Billbee in der Mitte. Sie erstellt die Rechnungen für alle Kanäle nach einem einheitlichen Nummernkreis und übergibt sie gesammelt.
Sehr wenige Bestellungen: Wenn du nur eine Handvoll Bestellungen im Monat hast, kann ein sauberer monatlicher Export reichen. Sobald es mehr wird, rechnet sich die Automatisierung aber schnell, weil jede manuell übertragene Rechnung Zeit kostet und Fehler möglich macht.
Was bringt die Verbindung im Alltag?
Der größte Gewinn ist Ruhe zum Monatsende. Statt Rechnungen zu sammeln, Belege hochzuladen und Auszahlungen zu sortieren, liegen die Daten schon vollständig in der Buchhaltung. Deine Steuerberatung bekommt saubere Unterlagen, und du siehst jederzeit, wie viel dein Shop wirklich umsetzt. Gerade wenn der Shop wächst, ist das der Unterschied zwischen einem Nebenprojekt und einem Geschäft, das sich ordentlich steuern lässt.
Wer erstellt die Rechnung: Shopify, App oder Lexware Office?
Das ist die wichtigste Entscheidung vor der Einrichtung. Die Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig sein. Wenn Shopify, eine Rechnungs-App und Lexware Office gleichzeitig Rechnungen schreiben, entstehen doppelte oder lückenhafte Nummernkreise. Lege deshalb genau ein System fest, das die Rechnung erzeugt, und sorge dafür, dass die anderen sie nur übernehmen.
So richtest du die Verbindung Schritt für Schritt ein
- Ist-Zustand klären: Welche Kanäle, Zahlungsarten und Rechnungsformate gibt es? Wer bucht heute was?
- Rechnungssystem festlegen: Ein System erstellt die Rechnungen, alle anderen übernehmen sie.
- Weg wählen: Direkte Schnittstelle, Auftragsabwicklung oder Export, passend zum Bestellvolumen.
- Steuern prüfen: Steuersätze für Inland, EU-Ausland und Drittländer müssen im Shop und in Lexware Office zusammenpassen.
- Zahlungen abbilden: Klären, wie Auszahlungen von Shopify Payments, PayPal und anderen Anbietern verbucht werden, inklusive Gebühren.
- Testen: Testbestellungen mit verschiedenen Zahlungsarten, Gutschriften und Stornos durchspielen.
- Mit der Steuerberatung abstimmen: Kontenzuordnung und Ablauf einmal gemeinsam prüfen lassen.
Die häufigsten Fehler bei Shopify und Buchhaltung
- Zwei Systeme erzeugen Rechnungen mit eigenen Nummern.
- Sammelauszahlungen werden als eine große Einnahme gebucht statt den Bestellungen zugeordnet.
- Gebühren von Zahlungsanbietern werden nicht erfasst.
- Gutschriften und Teilerstattungen fehlen in der Buchhaltung.
- Auslandsbestellungen laufen mit falschem Steuersatz durch.
Shopify, Billbee und Lexware Office zusammen
Bei unseren Kunden, die Billbee nutzen, hat sich diese Kombination bewährt: Shopify verkauft, Billbee wickelt Bestellungen, Rechnungen und Versand ab und übergibt die Daten an die Buchhaltung. So läuft auch der Verkauf über Marktplätze in dieselbe Struktur. Mehr dazu im Ratgeber Shopify mit Billbee verbinden.
Fakten auf einen Blick
- Lexware Office hieß früher lexoffice
- Drei Wege: direkte Schnittstelle, Auftragsabwicklung als Brücke, Export
- Nur ein System darf Rechnungen erzeugen
- Sammelauszahlungen von Zahlungsanbietern brauchen eine saubere Zuordnung
- Shopify Payments und PayPal zahlen gesammelt und abzüglich Gebühren aus
- Steuerliche Fragen immer mit der Steuerberatung klären
Häufige Fragen
Kann Lexware Office Shopify-Bestellungen automatisch abholen?
Je nach Schnittstelle ja. Ob eine direkte Verbindung oder ein Umweg über eine Auftragsabwicklung sinnvoller ist, hängt von deinen Kanälen und deinem Bestellvolumen ab.
Brauche ich zusätzlich eine Rechnungs-App in Shopify?
Nur, wenn Shopify selbst die Rechnungen erstellen soll. Übernimmt Billbee oder Lexware Office diese Aufgabe, brauchst du keine zusätzliche Rechnungs-App und vermeidest doppelte Nummern.
Übernehmt ihr die Einrichtung?
Ja, wir richten die technische Verbindung zwischen Shop, Auftragsabwicklung und Buchhaltung ein. Die steuerliche Bewertung und Kontierung stimmst du mit deiner Steuerberatung ab, wir arbeiten ihr gern zu.
Wie geht es weiter?
Wie wir Shopify mit Buchhaltung, Versand und Warenwirtschaft verbinden, zeigt die Seite Shopify mit Warenwirtschaft. Alles zur Erstellung eines Shops findest du unter Onlineshop erstellen lassen, zum Wechsel von einem anderen System unter Umzug zu Shopify. Beispiele aus echten Projekten zeigen unsere Referenzen.